Dasar-Dasar Perencanaan Perjalanan Bisnis Anda Seperti Seorang Ahli

Dasar-Dasar Perencanaan Perjalanan Bisnis Anda Seperti Seorang Ahli

Dasar-Dasar Perencanaan Perjalanan Bisnis Anda Seperti Seorang Ahli



PASTIKAN ANDA MEMILIKI KEBIJAKAN PERJALANAN CLEAR-CUT TRAVEL. Kebijakan
perjalanan yang didefinisikan dengan baik adalah cara penting (dan hemat biaya) dari manajemen perjalanan yang efektif. Kebijakan perjalanan yang ditentukan harus menjabarkan secara jelas pedoman yang ditetapkan untuk semua karyawan sehubungan dengan tanggung jawab dan saat bepergian; pengaturan perjalanan dan biaya perjalanan.

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika menyusun kebijakan perjalanan untuk perusahaan Anda.

Meskipun efektivitas biaya merupakan persyaratan penting, penting agar Anda tidak membahayakan keselamatan dan kualitas layanan perjalanan, serta berkompromi dengan kebutuhan perjalanan karyawan perjalanan. Tawarkan berbagai pilihan kecil yang memungkinkan karyawan memilih satu yang paling sesuai untuk mereka. Anda dapat menghindari kompromi yang tidak perlu lebih jauh dengan membiarkan karyawan menawarkan pemikiran dan / pendapat mereka selama proses pengambilan keputusan.

Selalu pastikan bahwa Anda selalu memiliki rincian kontak terkini karyawan Anda, jika terjadi keadaan darurat.

Tanggung jawab mengenai pengeluaran - pribadi, bisnis, liburan dll. - harus selalu ditetapkan dengan jelas dan tepat.

DAPATKAN GRIP TENTANG TECH PERJALANAN
Perencanaan perjalanan tidak diragukan lagi telah merevolusi dengan munculnya aplikasi pemesanan online. Masalah dengan meningkatnya ketersediaan alat-alat tersebut adalah memilih mana yang akan digunakan untuk perencanaan perjalanan bisnis Anda.

Pilihan yang bagus adalah memiliki alat pemesanan online 'pribadi' yang telah dibuat khusus sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perjalanan khusus bisnis Anda. Meskipun memiliki teknologi perjalanan Anda sendiri memiliki kelebihan - seperti dapat meningkatkan efisiensi dengan proses persetujuan bawaan dan mengelola perjalanan Anda setiap saat - ada beberapa kelemahan yang harus diperhatikan. Perancangan dan perakitan awal, serta administrasi lanjutan, dari alat pemesanan online kustom bisa agak curam. Kelemahan lain adalah bahwa semua penelitian yang diperlukan akan menjadi tanggung jawab Anda. Itu menimbulkan pertanyaan apakah kenyamanan itu sepadan dengan usaha dan biaya yang diperlukan.

Opsi hebat adalah memanfaatkan perusahaan manajemen perjalanan (TMC). Bekerja dengan TMC berarti memperoleh aset manajemen perjalanan berpengalaman yang merupakan manajer perjalanan khusus. Seorang manajer perjalanan dapat membantu Anda dalam membuat keputusan perjalanan terbaik, berdasarkan pada kebutuhan bisnis unik Anda. Manfaat lebih lanjut termasuk bantuan dengan banyak detail lainnya, seperti aplikasi VISA; mengatur transportasi darat; mengatur Forex dan merawat keadaan darurat perjalanan.

Pilihan cerdas adalah menggunakan kombinasi keduanya. Keuntungan TMC jelas dan mereka sering memiliki alat pemesanan online yang dapat digunakan perusahaan. Dengan cara ini Anda mendapatkan yang terbaik dari keduanya - kenyamanan dan kontrol mengelola pemesanan perjalanan Anda sendiri, serta dukungan dan bantuan individu dengan proses yang lebih rumit dan / atau memakan waktu.

MEMASTIKAN KEAMANAN PERJALANAN KARYAWAN
Meskipun perjalanan bisnis adalah bagian penting dan kemungkinan dari sebagian besar bisnis, tidak datang tanpa risiko. Sebuah perusahaan memiliki kewajiban merawat karyawannya. Ini berarti memiliki kewajiban hukum (dan moral) untuk menghindari risiko cedera pada karyawan selama perjalanan bisnis, sebanyak mungkin. Tanggung jawab ada pada Anda (perencana perjalanan) untuk memastikan bahwa semua rencana dan langkah-langkah keselamatan yang tepat tersedia. Ini berarti menetapkan asuransi perjalanan yang memadai, yang mencakup perlindungan medis, kehilangan bagasi, pembatalan penerbangan, serta bencana alam dan terorisme dan segala sesuatu di antaranya.

Karyawan harus diberitahu tentang risiko yang terkait dengan tujuan mereka, sebelum bepergian, dan perlu diberi tahu tentang tindakan yang harus dilakukan jika ada keadaan darurat perjalanan.

Sangat penting untuk selalu tahu ke mana perusahaan Anda bepergian tanpa kecuali. Ada banyak aplikasi dan alat online yang dapat Anda gunakan untuk membantu melacak dan tetap terhubung dengan wisatawan Anda.

PRE-BUKU UNTUK DIHEMAT
Anda dapat menghemat lebih banyak saat merencanakan sebelumnya dalam hal membuat pengaturan perjalanan. Penelitian telah membuktikan bahwa pelancong bisnis yang hanya memesan penerbangan sehari sebelumnya - dapat membayar 200% lebih banyak untuk penerbangan mereka.

Sebaliknya - harga tiket pesawat umumnya paling murah dari tiga minggu dan lebih sebelum tanggal keberangkatan. Dengan menggunakan strategi pembelian tingkat lanjut, Anda dapat mengurangi atau memoderasi pengaruh fluktuasi harga pada anggaran perjalanan perusahaan Anda. Meskipun tidak selalu mungkin untuk memesan sejauh ini di muka karena pertemuan dan jadwal kadang-kadang berubah pada menit terakhir), itu pasti sepadan dengan usaha dalam jangka panjang.

MENGENAI ORANG YANG PALING BERKUALIFIKASI
Perencanaan perjalanan bukanlah tugas yang mudah - ini jauh lebih dari sekadar mengoordinasikan rencana perjalanan. Tanggung jawab manajer perjalanan berkisar dari pemesanan, manajemen kebijakan, persetujuan anggaran, pelaporan dan penanganan keadaan darurat perjalanan. Lalu ada tugas yang memakan waktu untuk menemukan penerbangan yang paling terjangkau, transportasi darat, akomodasi dll.

Mengelola rencana perjalanan perusahaan Anda sendiri memiliki beberapa keuntungan, seperti pemahaman yang baik tentang kebutuhan dan jadwal pelancong Anda. Namun, mempekerjakan agen perjalanan perusahaan yang berpengalaman dan dilengkapi dengan baik akan menghemat banyak kesulitan. TMC yang berkualitas memiliki pemahaman dan pengetahuan yang komprehensif tentang industri perjalanan, yang memberdayakan mereka untuk mengetahui kapan, bagaimana dan di mana menemukan dan memesan penawaran terbaik. Selain itu, TMC sering memiliki daya beli global dan hubungan jangka panjang dengan pemasok - yang menawarkan manfaat tambahan bagi Anda untuk mendapatkan potongan harga dengan volume perjalanan yang lebih besar.

Elemen Program Perjalanan Perusahaan yang Kuat

Elemen Program Perjalanan Perusahaan yang Kuat

Elemen Program Perjalanan Perusahaan yang Kuat



Untuk memaksimalkan anggaran perjalanan perusahaan Anda, sangat penting untuk merencanakan memanfaatkan program Anda untuk semua yang bernilai. Memberitahu pelancong untuk memilih tiket pesawat logis terendah tidak cukup. Berikut adalah elemen yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan atau mengevaluasi program perjalanan Anda.

1. Kebijakan perjalanan

Kebijakan perjalanan yang ditulis dan disebarluaskan dengan baik adalah dasar dari setiap program perjalanan yang baik, dan saya secara konsisten kagum bahwa begitu banyak perusahaan memiliki kebijakan perjalanan yang ketinggalan jaman dan kurang dipahami, jika mereka memiliki satu sama sekali. Tidak sulit menemukan kebijakan yang ditulis dengan baik. Satu dapat ditemukan online dengan cukup mudah. Yang tersisa hanyalah diedit untuk mencerminkan budaya perusahaan, dan disebarluaskan di dalam perusahaan sehingga semua orang mengerti dan setuju untuk mengikutinya. Karena alasan ini, sebaiknya setiap orang menandatangani salinan kebijakan perjalanan untuk memastikan bahwa itu dibaca, dipahami, dan dimiliki oleh semua staf perusahaan. Saya menyarankan agar semua orang di perusahaan menandatangani salinan kebijakan perjalanan, apakah mereka bepergian atau tidak. Mereka dapat mengubah posisi di perusahaan nanti dan diharuskan untuk bepergian. Kebijakan perjalanan tidak perlu panjang atau rumit.

2. Perjalanan terpusat secara internal dan eksternal

Banyak perusahaan tidak memusatkan program perjalanan mereka, dan mereka membayar harga dalam hal hilangnya peluang pengurangan biaya dan efisiensi internal. Banyak perusahaan yang tidak memusatkan perjalanan memiliki rasa takut mengharuskan wisatawan untuk melakukan sesuatu yang mungkin tidak ingin mereka lakukan, bersamaan dengan gagasan bahwa perjalanan terpusat akan membutuhkan mempekerjakan seorang Manajer Perjalanan. Kedua hal ini mungkin merupakan kekhawatiran yang sah tetapi tidak harus dalam banyak kasus. Dengan meminta wisatawan memesan secara terpusat, Anda tidak perlu menyebabkan mereka kehilangan fleksibilitas. Anda dapat memusatkan perjalanan sambil tetap memungkinkan wisatawan memesan sendiri, baik dengan agen perjalanan pilihan Anda, atau online melalui penyedia yang telah bermitra dan percaya. Dengan menugaskan seseorang dengan tanggung jawab untuk mengawasi perjalanan, Anda mendapatkan satu titik kontak baik secara internal maupun eksternal untuk masalah perjalanan. Jika perusahaan Anda menghabiskan kurang dari $ 1 juta untuk perjalanan udara, Anda mungkin tidak memerlukan manajer perjalanan penuh waktu. Dalam kasus ini, pengawasan perjalanan dapat diberikan kepada departemen keuangan, sumber daya manusia, atau bahkan asisten tingkat eksekutif. Berikut ini adalah keuntungan yang bisa diperoleh dengan memusatkan perjalanan.

Ketika Anda memusatkan perjalanan dengan satu agen tunggal, Anda memperoleh sejumlah cara penting. Anda akan memiliki satu titik kontak untuk masalah ketika wisatawan sedang dalam perjalanan, dan Anda akan memiliki satu entitas untuk pergi ke semua kebutuhan perjalanan Anda. Ini menghilangkan masalah konsolidasi laporan perjalanan dari beberapa sumber. Dengan membawa perjalanan bersama, Anda akan mendapatkan keuntungan secara signifikan dari skala ekonomi. Jika Anda dapat mengukur total perjalanan di antara berbagai divisi atau lokasi, Anda bisa mendapatkan lebih banyak untuk uang Anda dari pemasok perjalanan. Ini akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan lebih banyak dari program maskapai penerbangan dolar, yang berarti lebih banyak tiket gratis dan peningkatan, dapatkan diskon persentase lebih tinggi dari maskapai pilihan kami, dan dapatkan harga negosiasi yang lebih baik dari kontrak hotel dan mobil Anda. Biaya pemenuhan Anda akan berkurang juga,

3. Perpaduan pemesanan online dan layanan pribadi

Ini merupakan tambahan dari elemen sebelumnya, yang menyerukan perjalanan terpusat dengan satu agen perjalanan. Ini penting, tetapi dalam melakukan hal itu, Anda tidak perlu meminta wisatawan untuk menggunakan sistem pemesanan online, dan Anda tidak perlu meminta wisatawan untuk menghubungi agen secara langsung. Dengan menawarkan kepada wisatawan pilihan untuk melakukan keduanya, Anda mencapai beberapa tujuan. Anda akan mengurangi biaya pemenuhan Anda, karena pemesanan online lebih murah dalam hal biaya layanan. Dengan memberi para pelancong pilihan, Anda memberi mereka rasa kontrol, dengan demikian meningkatkan moral dan memiliki peluang lebih baik dari tingkat adopsi yang tinggi. Ketiga, Anda meninggalkan praktik terbaik menggunakan mesin pemesanan online Anda untuk rencana perjalanan yang kurang kompleks, dan memungkinkan eksekutif senior, sering bepergian,

4. Carilah di bawah setiap batu

Sementara sebagian besar program perjalanan berputar di sekitar anggaran udara, ada beberapa area lain yang bisa diselidiki untuk menemukan peluang penghematan. Ada beberapa area yang lebih jelas untuk dilihat, seperti harga hotel yang dinegosiasikan di hotel favorit Anda, atau diskon sewa mobil dengan pemasok yang disukai. Seringkali biro perjalanan Anda sudah memiliki potongan harga melalui afiliasi konsorsium dan kontrak mobil agensi. Ada juga beberapa area yang kurang umum yang harus diselidiki. Misalnya, jika transportasi darat menjadi perhatian, sebagian besar pemasok akan menawarkan potongan harga dan opsi penagihan langsung. Pengaturan penagihan langsung dengan hotel dan agen penyewaan mobil juga merupakan cara yang bagus untuk meningkatkan efisiensi dan membuat pekerjaan departemen akuntansi lebih mudah.

5. Leverage kontrak dolar keras dan dolar lunak

Sebagian besar maskapai penerbangan utama saat ini menawarkan diskon dolar keras serta insentif dolar lunak sebagai imbalan atas loyalitas perusahaan terhadap produk mereka. Jika program perjalanan Anda menghabiskan lebih dari $ 1 juta untuk pengeluaran udara, Anda dapat memperoleh diskon dari tarif terendah dari pilihan Anda sebagai imbalan atas komitmen pangsa pasar. Untuk operator sekunder Anda, atau jika volume Anda kurang dari minimum yang dipersyaratkan oleh maskapai, Anda dapat masuk ke program dolar lunak untuk tiket gratis dan peningkatan gratis, serta peningkatan status perjalanan atau tiket klub bandara. Program-program ini hanya membutuhkan sedikit volume, tetapi tidak dipublikasikan dengan baik sehingga Anda mungkin perlu memburu mereka atau meminta Baker Travel atau agensi Anda saat ini untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar.

6. Jangan mengabaikan volume hotel

Volume hotel terkadang diabaikan tetapi tidak seharusnya. Tarif yang dinegosiasikan dapat diperoleh melalui agen perjalanan Anda atau langsung dengan properti hotel pilihan Anda. Masing-masing hotel di dekat lokasi perusahaan akan menegosiasikan harga diskon untuk Anda dengan imbalan komitmen kamar / malam minimum. Dengan memanfaatkan agen perjalanan, Anda kemungkinan akan menerima diskon 5% hingga 50% untuk ribuan hotel di seluruh dunia.

7. Memiliki setidaknya satu kontrak sewa mobil

Kontrak sewa mobil mudah untuk dilakukan dan tidak memerlukan komitmen dari perusahaan. Pilih mitra yang memiliki lokasi bandara dan reputasi untuk layanan pelanggan yang sangat baik. Anda dapat menghemat 5-10% dengan sangat mudah dan juga dapat menegosiasikan keanggotaan penyewa yang sering untuk semua karyawan Anda. Ini akan membuat mereka lebih efisien dan meningkatkan moral. Anda juga dapat masuk ke perjanjian penagihan langsung pada saat yang sama yang dapat membuat pekerjaan pelancong dan staf akuntansi Anda jauh lebih mudah.

8. Memahami kontrak kelompok dan pertemuan

Maskapai penerbangan dan hotel akan mendiskon tarif dan tarif Anda ketika Anda memiliki grup yang bepergian bersama atau bertemu di satu tujuan dari berbagai titik asal. Kontrak pertemuan ini dapat memberi Anda diskon tiket pesawat sebesar 2-10%, dan jika Anda memiliki cukup banyak pelancong di satu maskapai, Anda mungkin dapat menegosiasikan tiket gratis untuk diberikan pada penyelesaian kontrak. Persyaratan minimum biasanya 10 pelancong pergi ke tempat yang sama pada waktu yang sama. Beberapa maskapai penerbangan memiliki minimum yang lebih tinggi jadi pastikan untuk bertanya sebelum kontrak dibuat. Hotel akan mendiskon tarifnya dengan cara yang sama dengan minimal 10 malam kamar. Diskon ini dapat berkisar dari 10% hingga diskon jauh lebih tinggi tergantung pada tingkat hunian dan varian musiman.

9. Gunakan pelaporan untuk secara konsisten meningkatkan metrik

Program perjalanan yang dikelola dengan baik membutuhkan pengawasan dan kontrol keuangan yang konstan untuk dapat dimanfaatkan dengan baik. Bersikeras laporan yang tepat waktu dan disesuaikan yang dapat dirancang untuk membawa Anda informasi yang paling Anda butuhkan. Dengan menerima pelaporan rutin tentang perilaku wisatawan dan kinerja kontrak penyedia, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk memenuhi kewajiban kontrak, mencapai tujuan pengurangan biaya dan melihat di mana peluang untuk penghematan di masa depan.

10. Gunakan semua jalan untuk meningkatkan kenyamanan dan efisiensi perjalanan

Terakhir, setiap program perjalanan yang dikelola dengan baik akan memperhitungkan kenyamanan dan produktivitas wisatawan mereka. Ketika wisatawan merasa nyaman, mereka dapat fokus pada prioritas utama mereka yang membantu mendorong bisnis Anda ke depan. Jika pelancong senang, mereka tampil di tingkat yang lebih tinggi. Tanyakan apakah agen perjalanan Anda dapat meningkatkan status pelancong pada maskapai pilihan. Cari di blok pembelian melewati klub bandara sehingga mereka dapat digunakan secara strategis selama perjalanan panjang dan kompleks. Ada banyak cara untuk memberi penghargaan kepada para pelancong karena tugas perjalanan yang sulit dan sering melelahkan. Imbalan semacam ini menghasilkan perasaan kesetiaan dan peningkatan produktivitas dan efisiensi.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana perusahaan Anda dapat memanfaatkan program perjalanan mereka dengan lebih baik untuk menguntungkan garis bawah Anda dan kepuasan tingkat eksekutif Anda, jangan ragu untuk menghubungi saya. Saya senang mengarahkan Anda ke arah yang benar.